PADA WAKTUNYA SOP AKAN MENJADI "TOP URGENT"

Yth. Bpk/Ibu Pemilik/Pelaku/Pelaksana Usaha,

Saya akan sharing hal-hal yang semoga bisa bermanfaat. Dengan kita berniat untuk menjadi bermanfaat maka Tuhan akan mempertemukan kita dengan orang-orang yang bermanfaat, aamiin.

Dalam hal ini saya akan sharing mengenai pentingnya penyusunan SOP atau KPI. Penyusunan SOP dan juga KPI adalah hal yang “TIDAK MENDESAK” akan tetapi “PENTING”. Kegiatan ini ada pada “KUADRAN II” dalam “TIME MANAGEMENT”. Di beberapa perusahaan maupun di kantor-kantor pemerintahan (K/L/D/I) umumnya tidak ada staff khusus yang setiap hari menyusun SOP atau pun KPI. Namun SOP dan KPI akan menjadi “TOP URGENT” seperti ketika terjadi masalah siapa yang harus bertanggung jawab, menjelang audit atau ditanyakan keberadaannya oleh “PIMPINAN”. Nah... saat itu lah kegiatan ini akan menjadi pengacau keseimbangan “BEBAN KEJA (WORK LOAD)” dari orang-orang yang ditugaskan untuk melakukan penyusunan SOP maupun KPI secara mendadak. Pada akhirnya tugas utama mereka banyak terbengkalai. Dan validitas SOP/KPI yang dibuat bisa jadi kurang akurat karena “asal ada dulu”, pada akhirnya tetap menjadi catatan auditor. Padahal khusus untuk SOP ada paling tidak ada beberapa hal yang harus terpenuhi, yaitu:

1) Dasar hukum (agar mengikat);

2) Kualifikasi pelaksana;

3) Peringatan;

4) Uraian Kegiatan;

5) Flowchart;

6) Pelaksana;

7) Perlengkapan/Dokumen;

8) Mutu baku waktu;

9) Output.

Sebagai saran, akan lebih baik jika hal ini dilakukan oleh pihak ke-3 (konsultant) mulai dari pendataan kebutuhan SOP dan KPI hinngga finalisasi. Ada beberapa teknik penyusunan yang umum digunakan antara lain: Brainstorming, wawancara, FGD, survey, benchmarking dan telaah dokumen.

Sebagai informasi, kami pun melayani jasa:

1)bimbingan dan pendampingan (privat SOP/KPI) bagi staf yang terkait SOP/KPI;

2)Bengkel/perbaikan Work Load (beban kerja), SOP, KPI;

3)Penyusunan SOP/KPI.

4) Review pencapaian KPI

5) Monitoring - Evaluasi Pelaksanaan SOP

Hub.

PT SOLUSI BINA UTAMA

GSM: 081213634027; 085881153889;

Telp. 0214807678

Email: konsultn.sop@gmail.com